Confira o que rolou no nosso primeiro CastContador, sobre Armazenamento de xmls e a relação com o Pis/Cofins Monofásico.
Sabemos que a legislação orienta que o armazenamento de xmls seja feito por até 5 anos após a data de emissão do documento. Porém muitas pessoas, por diversos motivos, não fazem o backup corretamente e acabam perdendo estes documentos.
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Perder o xml de um documento pode ser tornar uma das maiores dores de cabeça para a empresa do emitente, pois pode acarretar em multas ou penalidades caso seja feita uma auditoria fiscal na empresa.
Mas não é apenas por isso que o armazenamento de xmls é importante, e é sobre isso que conversamos com o Helio, um parceiro que tem nos auxiliado aqui na NS, formado em Ciências Contábeis e atua há mais de 20 anos na área de contabilidade de empresas.
Na tua opinião Hélio, qual a importância do armazenamento destes documentos?
“A guarda de documentos fiscais é extremamente necessária por vários motivos, dentre eles eu ressalto a questão dos produtos monofásicos quanto a tributação, que os empresários muitas vezes não se preocupam em guardar estes documentos, apenas estão focados nas suas rotinas de balcão, de compra e venda, e pode ocorrer de estarem tributariamente pagando impostos a mais. E para pleitear a devolução de valores é necessário ter em mãos estes documentos portanto a guarda deles é de extrema relevância”.
Certo, e quais seriam as penalidades ou multas que uma empresa pode sofrer em caso de irregularidade fiscal, pois sabemos que o tempo informado na legislação é de até 5 anos, o que acontece com a empresa que a auditoria fiscal identificar que tem xmls faltantes?
“Olha, cada Estado regra determinadas penalidades. Nós percebemos que aqui no Rio Grande do Sul multa em até 5% do valor do documento, São Paulo é 10% então existe a possibilidade de se tornar algo bastante caro, dependendo do valor de cada documento.”
Hélio, recebemos um áudio de um dos nossos parceiros, onde ele relata o seguinte:
“A guarda desses xmls e fornecer para o cliente quando ele precisa é um diferencial muito grande porque a maioria das empresas mantém no computador e quando formatam o computador eles não se preocupam em fazer um backup, eles saem formatando e perdem aí quando precisam as empresas de informática não têm isso guardado.
Nós precisamos recuperar para alguns clientes porque existem muitos impostos pagos indevidamente, então durante 5 anos o comerciante pode recuperar estes impostos no qual o contador pagou indevidamente. Um deles é o Pis e o Cofins que são chamados monofásicos e o mercado de auto peças que é o mercado que a gente trabalha tem esse benefício, o Pis e Cofins é monofásico, é pago pelo fabricante ou importador. E o que acontece? O contador não sabe e vai pagando a mais.
Então esse xml é uma ferramenta no qual a parte fiscal consegue recuperar estes impostos. Tem um cliente nosso que recuperou R$ 100.000,00 (cem mil reais), tem outro que recuperou R$ 200.000,00 (duzentos mil reais) e tem umas empresas aqui no Rio (RJ) que estão fazendo esse trabalho e eles querem os xmls e o cliente nunca tem.”
Você ouviu que o nosso cliente falou sobre o problema de armazenar na máquina. São inúmeros os casos de perda pela decisão de armazenamento de xmls na máquina e o custo pode se tornar superior pelo simples fato de precisar e ter que fazer o resgate. Hélio, após escutarmos esse áudio, poderia nos explicar melhor o que seria PIS/Cofins monofásico?
“Sim sim, PIS/Cofins monofásico são aqueles produtos que são tributados por esses dois impostos federais apenas em uma fase, ou seja, na industrialização ou na importação. Nas etapas seguintes quando esses produtos, por exemplo medicamentos, auto peças, cosméticos, máquinas, veículos, combustíveis, bebidas, enfim, nas etapas seguintes de varejo estes dois impostos PIS/Cofins não são devidos e por inobservância dessa regra muitos comerciantes acabam pagando a mais os impostos. Então para que seja possível resgatar estes valores pagos a mais a auditoria inevitavelmente vai precisar destes arquivos ou documentos físicos para a devida análise.”
Certo, sabemos que o regime monofásico não serve para todas as empresas mas sim somente para algumas como produtos farmacêuticos, combustíveis etc., e o pagamento é feito pela indústria do produto. O que pode ser feito caso alguém descubra agora que teve os impostos pagos indevidamente na sua empresa, como recorrer para ter esse valor de volta?
“Bem, o direito ao crédito prescreve após 5 anos, então dentro dos 5 anos cabe fazer uma auditoria. Para tanto o auditor precisa ter a posse dessa documentação, das vendas principalmente, para identificar os produtos desses ramos, dessas áreas que eu citei de exemplo, para identificar a base de cálculo que foi apurada indevidamente que os impostos pagos a maior, para assim ceder administrativamente ou judicialmente a recuperação desses valores.
Certo, e o que poderia ser feito Hélio para a empresa emitente ficar em alerta para que não seja feito pagamentos indevidos? E o valor recuperado é pago somente em dinheiro ou pode ser abatido em algum outro imposto?
“Bem, a recuperação se dá em duas formas: ou via compensação, com impostos de mesma natureza dentro de períodos atuais e subsequentes, ou pela restituição, que costuma ser mais morosa porque a análise é bem mais criteriosa e pode levar até 5 anos mais. Então as vezes é melhor compensar em impostos atuais.”
E para a empresa do emitente, o que a gente poderia falar para eles ficarem em alerta dos pagamentos indevidos?
“É sempre bom ter uma relação positiva com seu contador, com seu especialista tributário, a fim de questionar estas questões e acompanhar essa mudança legal, as tributações vivem mudando, benefícios aparecem, então ter atenção a tudo isso e acompanhado da competente guarda dos documentos que são sempre necessários para análise prévia.”
E além dos impostos pagos indevidamente, quais outros benefícios têm o armazenamento de xmls?
“Quanto a guarda, eu vejo outras duas questões como, por exemplo, provar a garantia de um produto que o empresário tenha recebido com problemas, com defeito. Se eu tiver um item que eu comprei a X meses estando dentro da garantia mas não tenho o documento da compra para comprovar, já fica mais dificultoso exigir o direito da garantia. Então, retendo a segurança, a guarda desse documento obviamente ele terá essa garantia atendida.”
“Outro item relevante é, caso o empresário precise devolver um bem que recebeu em comodato, ou seja, empréstimo tipo um expositor de produtos. Uma empresa contratante ou patrocinadora fornece um expositor, ele vai ficar por tempo indeterminado com esse móvel ou máquina, e daqui a X anos ele vai precisar devolver e como ele vai lembrar de como entrou esse produto, ele vai ter que se reportar a nota de entrada. Se tiver guardada, ótimo, ele vai verificar os dados fidedignos do documento fiscal, quanto ao valor de mercado que entrou na época, a data que entrou, a sua descrição oficial, podendo então fazer a sua devolução nas suas características originais.”
Bom Hélio, eu gostaria de agradecer a sua participação por nos esclarecer um pouco mais sobre esse assunto tão importante e às vezes deixado de lado por muitos. Muito obrigada!
“Eu que agradeço a oportunidade, um abraço à todos aí.”
A conscientização do seu cliente a respeito desse assunto pode partir de você, é importante que ao ouvir essas dicas você possa ter uma conversa com seus clientes a respeito e oferecer juntamente com o seu Software uma solução como por exemplo o NS Storage.
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